Zakelijk

Steeds meer bedrijven stappen over van papieren documenten naar digitalisering

single-image

De trend om papierloos te werken binnen bedrijven wordt steeds groter. Veel bedrijven stappen over van papieren documenten naar digitalisering. Dit is een logische vooruitgang, aangezien digitalisering veel geld en tijd bespaart. Dit geldt niet alleen voor het bedrijf, maar ook voor de klanten. Hieronder sommen wij de voordelen op om van papieren documenten over te stappen naar digitaal werken.

  1. Tijd besparen 

Een groot voordeel van digitalisering is de tijd die hiermee bespaard wordt. Werknemers kunnen eenvoudig alles opslaan op de computer of zelfs in de Cloud. Hierbij hoef je de eerstvolgende keer niet op zoek te gaan naar het papieren document. Waar had je deze gelaten? Je hoeft het überhaupt niet meer uit te printen en ergens te bewaren. Je vindt jouw documenten snel terug door simpelweg te zoeken op het trefwoord. Een slimme manier om tijd te besparen is door documentmanagement software voor digitalisering toe te passen.

  1. Geld besparen 

Naast het besparen van tijd, doe je dit ook met geld. Je hoeft ten eerste niet meer te investeren in opslag voor de papieren documenten. Alle kasten met mapjes en papierwerk kunnen het pand uit. Alles is eenvoudig opgeslagen op de computer. Daarnaast bespaar je ook op jaarlijkse kosten zoals inktpatronen, papier en bijvoorbeeld postzegels. Uit onderzoek is zelfs gebleken dat de besparingen op kunnen lopen tot gemiddeld €100 per medewerker op jaarbasis.

  1. Niet plaatsgebonden 

Een ander voordeel is het online werken aan een project. Medewerkers kunnen de documenten op verschillende locaties bekijken. Of zij nu thuiswerken of tijdelijk aan de andere kant van de wereld zitten. Zij hoeven niet aanwezig te zijn in het bedrijfspand om toegang te hebben tot alle documenten. Dit is voornamelijk een groot voordeel voor bedrijven die thuiswerken stimuleren of waarvan medewerkers zich over meerdere plekken in de wereld bevinden.

  1. Goed voor het milieu 

Naast voordelen voor de organisatie en medewerkers, heeft het overgaan van papieren documenten naar digitalisering ook voordelen voor het milieu. Een bedrijf verbruikt al snel duizenden vellen papier per jaar. Dit komt bij elkaar ongeveer uit op een kleine boom. Natuurlijk zijn er ook bedrijven die enkel papier gebruiken dat gerecycled wordt. Hierbij geldt de regel dat er weer een nieuwe boom geplant moet worden voor de boom die is gesneuveld. Het is begrijpelijk dat het voor sommige bedrijven gemakkelijker is om nog met papier te werken. Zo zul je bij de aanschaf van een nieuwe auto vaak nog een handtekening moeten zetten op een uitgeprint papiertje.

You may also like